Wiele firm w Polsce współpracuje z osobami samozatrudnionymi na umowach B2B, traktując to jako bezpieczniejszą alternatywę dla zatrudnienia na etat. Z praktyki jednak wynika, że takie umowy bardzo często są przygotowane nieprawidłowo. Podczas kontroli urząd skarbowy może łatwo przekwalifikować je na umowę o pracę, co wiąże się z karami i koniecznością dopłaty wymaganych składek. Dla cudzoziemców, którzy mają zezwolenie na pobyt oparte na prowadzeniu działalności gospodarczej, skutki mogą być znacznie poważniejsze: w przypadku przekwalifikowania umowy istnieje ryzyko uznania zezwolenia na pobyt za nieważne.
Błędy często pojawiają się też przy pracownikach zatrudnionych na etacie: na przykład w prowadzeniu akt osobowych, w nieprawidłowych wyliczeniach wynagrodzeń, w braku wymaganych dokumentów i podobnych kwestiach.
Te same pomyłki potrafią powtarzać się miesiąc po miesiącu i rok po roku, narastając jak kula śnieżna. Dopóki nie pojawi się kontrola, firma może nawet nie zdawać sobie sprawy ze skali problemu. Dlatego audyt wewnętrzny to dobry sposób, aby wykryć nieprawidłowości, zanim przerodzą się w ryzyka podatkowe i straty finansowe.
Z tego artykułu dowiesz się, jak audyt zaledwie jednego kwartału pomógł znaleźć krytyczne błędy w dokumentacji kadrowej i umowach B2B w firmie IT — a tym samym ograniczyć ryzyko przyszłych strat finansowych.
Opis sprawy
Zgłosiła się do nas firma IT z prośbą o przeprowadzenie wewnętrznego audytu księgowości i kadr. Łącznie w firmie pracowało około 10 osób: część była zatrudniona na etacie na umowie o pracę, a część współpracowała jako samozatrudnieni w modelu B2B.
Klient chciał upewnić się, że współpraca z kontraktorami i naliczanie wynagrodzeń są prowadzone prawidłowo, szczególnie w dwóch obszarach:
- umowy B2B: czy nie ma w nich cech pozornego zatrudnienia;
- kadry: czy akta osobowe są prowadzone poprawnie i czy wynagrodzenia pracowników etatowych są naliczane prawidłowo.
W razie wykrycia błędów klient oczekiwał jasnych rekomendacji, jak je poprawić, aby zabezpieczyć firmę i uniknąć potencjalnych problemów.
Format kontroli
Aby zoptymalizować koszty klienta i sprawić, żeby audyt był maksymalnie skuteczny, wybraliśmy metodę pełnego przeglądu. Oznacza to, że wzięliśmy jeden kwartał i sprawdziliśmy go w całości.
Takie podejście pozwala zauważyć powtarzające się błędy w zapisach umów, wyliczeniach i dokumentach. Przy kontroli wyrywkowej z różnych miesięcy część problemów łatwo przeoczyć, a pełny przegląd jednego kwartału daje pełny obraz i pozwala dość szybko wprowadzić korekty.
Do kontroli wybraliśmy trzy osoby: jednego pracownika zatrudnionego na umowie o pracę oraz dwóch wykonawców pracujących na umowie zlecenie i umowie o dzieło. Dzięki temu mogliśmy ocenić jakość prowadzenia dokumentacji we wszystkich trzech kategoriach.
Co wykryliśmy w trakcie audytu
Przed startem ustaliliśmy z klientem, że sprawdzamy dwa bloki: kadry wraz z naliczeniami oraz dokumenty związane ze współpracą z kontraktorami (B2B).
Po stronie rozliczeń, na przykład, okazało się, że właściciele firmy odbywali podróże służbowe, za które organizacja nie tylko zwracała koszty, ale też wypłacała diety, co wiązało się ze składkami ZUS. Z naszej strony przekazaliśmy rekomendacje, jak prawidłowo przygotowywać dokumenty i unikać podobnych sytuacji.
Poniżej opisujemy powtarzające się błędy, które znaleźliśmy w umowach.
Weryfikacja wzoru umowy B2B
Na początek sprawdziliśmy wzór umowy, którego firma używała we współpracy z samozatrudnionymi. W analizie znaleźliśmy wiele błędów, przez które urząd skarbowy mógłby łatwo przekwalifikować takie umowy na umowę o pracę.
Na przykład:
- praca kontraktora w modelu B2B była rozliczana „miesięcznie”, a nie według etapów lub konkretnych rezultatów;
- umowa zawierała wiele elementów nadzoru i kontroli, a także ustalony grafik pracy, co jest bardziej typowe dla etatu;
- zakres zadań był opisany zbyt szczegółowo — bardziej jak opis stanowiska niż usługa B2B.
Po kontroli klient otrzymał tabelę z dokładnymi komentarzami i rekomendacjami, jak poprawić wzór umowy. W praktyce była to instrukcja krok po kroku z bezpieczniejszymi sformułowaniami i uwagami do najbardziej „ryzykownych” punktów.
Weryfikacja akt osobowych i naliczania wynagrodzeń
U wybranych osób pracujących na różnych rodzajach umów (umowa o pracę, umowa zlecenie i umowa o dzieło) sprawdziliśmy prowadzenie akt osobowych oraz naliczanie wynagrodzeń na podstawie dostarczonych dokumentów.
Przykłady błędów:
- dokumenty w aktach osobowych nie były uporządkowane w teczkach zgodnie z wymaganiami prawa;
- nie wszystkie dokumenty miały podpisy — zarówno wykonawców, jak i zamawiającego;
- w protokołach z miesiąca na miesiąc pojawiały się powtarzające się czynności, mimo że umowa o dzieło zakłada stworzenie unikalnego efektu;
- w umowach nie była wskazana kwota wynagrodzenia;
- w aktach cudzoziemca brakowało dokumentów potwierdzających legalny pobyt i prawo do pracy;
- we wszystkich umowach wynagrodzenie było określone w walucie, a kurs przeliczeniowy zastosowano nieprawidłowo, co doprowadziło do błędnego wyliczenia kwoty brutto i nieprawidłowych wyliczeń PPK.
Po audycie zespół SMAR przygotował dla klienta pełną listę wykrytych błędów z komentarzami, szczegółowymi rekomendacjami oraz odnośnikami do odpowiednich przepisów. Dzięki temu firma mogła samodzielnie sprawdzić wymagania, uzupełnić braki i uniknąć podobnych problemów w przyszłości.
Wnioski i rekomendacje
Ten case dobrze pokazuje, że ryzyka w kadrach i naliczaniu wynagrodzeń najczęściej wynikają z małych, powtarzających się rzeczy: niepoprawnych zapisów w umowach B2B, braku podpisów i protokołów, niekompletnych akt osobowych, błędnych wyliczeń i podobnych problemów. Żeby tego uniknąć, warto regularnie robić audyt wewnętrzny — zanim zainteresują się tym organy kontrolne.
Jeśli też chcesz uporządkować umowy i dokumenty bez zbędnych kosztów, zespół SMAR może się w to zaangażować i dobrać najlepsze rozwiązanie do Twojej sytuacji. Z naszą pomocą zidentyfikujesz ryzyka systemowe, zamienisz je w jasny plan działań i, jeśli trzeba, wdrożysz zmiany.
Na tej stronie możesz sprawdzić listę naszych usług i umówić konsultację.
Powiązane posty: